طراحی سیستم
سیستم سازی یا «سیستم سازی کسب‌و‌کار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسب‌و‌کار انجام می‌شود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها بهخوبی پیش برود. علم سیستم سازی به مدیران کمک می‌کند وابستگی کسب‌و‌کار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها بهخوبی پیش برود. در این مقاله قصد داریم به سیستم سازی کسب و کار بپپردازیم.
تعریف سیستم
سیستم مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. کسب‌و‌کار هم یک سیستم است و مجموعه‌ای است که خروجی مشخصی ایجاد می‌کند. سیستم کسب‌و‌کار شامل مجموعه‌ای از افراد، اسناد و ابزار است و خروجی کسب‌و‌کار سودی است که ایجاد می‌کند.
اجزای سیستم کسب‌و‌کار
- افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامین‌کنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسب‌و‌کار ما اثرگذار هستند.
- اسناد: منظور از اسناد، چشم‌انداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعمل‌هایی است که در آن تمام فرایندهای کسب‌و‌کار توضیح داده شده است.
- ابزار: بخش مهمی از سیستم کسب‌و‌کار ما تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسب‌و‌کار می‌شوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وب‌سایت، سامانه پیامکی، نرم‌افزارها و … ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسب‌و‌کار ما هستند.
تعریف علمی سیستم سازی
سیستم سازی ساخت و بهینه‌سازی اجزای سیستم برای کارکرد بهتر است. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قوی‌تر استفاده کنیم، تمام فعالیت‌ها و فرایندهای کسب‌و‌کار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آن‌ها بتواند کسب‌و‌کار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفه‌ای‌تر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسب‌و‌کار دارید. یعنی کارمندانی دارید. از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و … استفاده می‌کنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعمل‌هایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکرده‌اید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینه‌سازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشد.
دلیل کلیدی برای پرداختن به سیستم سازی
۱. آزادتر شدن وقت مدیر
اگر سیستم سازی را به درستی انجام دهید، به‌عنوان مدیر لازم نیست در تمام جزئیات و تصمیمگیریهای کوچک نقش داشته باشید. وقت شما آزادتر می‌شود و می‌توانید به اندازه کافی به تفریح و استراحت بپردازید که همین موضوع باعث افزایش عملکرد شما در محل کار می‌شود.
2. پرداختن به کارهای مدیریتی
اغلب مدیران در محل کار، کارهای یک مدیر را انجام نمی‌دهند. آن‌ها در بهترین حالت یک کارمند خوب هستند و کارهایی را انجام می‌دهند که از عهده یک کارمند خوب به راحتی برمی‌آید. کارهایی مانند حسابداری، امور مالی، خرید مواد اولیه و حتی مذاکره با خریداران جزو کارهای یک مدیر نیست.
کارهای کلیدی یک مدیر مواردی مثل استخدام، اخراج، انگیزش کارکنان، هدف‌گذاری، تعریف پروژه، طراحی استراتژی و … هستند. اگر سیستم سازی نکنید هیچگاه فرصت کافی نخواهید داشت تا به کارهای واقعی یک مدیر بپردازید!
3. رشد کسب‌و‌کار
اگر به سیستم سازی نپردازید، رشد کسب‌و‌کار شما بسیار محدود خواهد بود و در نقطه‌ای متوقف می‌شود. موضوعی که خیلی از مدیران به آن توجه ندارند، کار در مقیاس بزرگ است. هر کاری اگر در مقیاسی بزرگ انجام شود نیاز به سیستم سازی دارد.
فرض کنید، می‌خواهید خدمات پس از فروش شما عالی باشد. اگر فقط ۵ مشتری دارید، این کار بسیار ساده است و یک کارمند باهوش به‌راحتی می‌تواند به این ۵ نفر خدماتی عالی ارائه بدهد. اگر کسب‌و‌کار شما ۵۰۰ یا حتی ۵۰۰۰۰ مشتری داشته باشد، دیگر امکان‌پذیر نیست که صرفا با نیروی انسانی باهوش کار را پیش ببرید. شما به سیستمی نیاز دارید که شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار و برنامه‌ریزی دقیق است تا بتوانید به چند هزار نفر خدمات بدهید.
اگر همین الان به سیستم سازی نپردازید، کسب‌و‌کار شما قابلیت رشد نامحدود نخواهد داشت و پس از مدتی متوقف خواهید شد!
آیا شما به سیستم سازی نیاز دارید؟
بسیاری از مدیران و کارآفرینان در روز بیش از ۸ ساعت کار می‌کنند و همیشه پرمشغله هستند. این گروه از افراد فکر می‌کنند با ساعات کاری بیشتر می‌توانند تمام کارها را بهخوبی به پایان برسانند. ولی آیا توجه کرده‌اید که تمام کارآفرینان موفق دنیا، زندگی متفاوتی دارند. خیلی کم پیش می‌آید که یک کارآفرین موفق را ببینید که در روز ۱۰ ساعت کار کند و همیشه پرمشغله و خسته باشد.
راز موفقیت در کسب‌و‌کار لزوما بیشتر کار کردن نیست. تمام مدیرانی که کسب‌و‌کارهای بزرگ را اداره می‌کنند با اصطلاحی به نام «سیستم سازی» آشنا هستند. اگر به کسب‌و‌کارمان مثل یک سیستم نگاه کنیم شاید بتوانیم با ایجاد تغییراتی، باعث رشد آن شویم.
هدف ما از سیستم سازی آن است که با حداقل حضور در محل کار، تمام کارها بهخوبی پیش برود. احتمالا زمانی که کارآفرین شدید یکی از اهدافتان این بود که علاوه بر موفقیت در کسب‌و‌کار، وقت کافی برای استراحت و تفریح داشته باشید.
چرا اغلب مدیران سیستم سازی نمی‌کنند؟
۱. بی‌علاقه بودن به واگذاری کارها
بسیاری از مدیران این تفکر اشتباه را دارند که هیچ‌کس مانند خودشان نمی‌تواند کارها را بهخوبی انجام بدهد. عده‌ای دیگر فکر می‌کنند اگر کارهای مهم را به دیگران واگذار کنند خودشان فرد بی‌ارزشی خواهند بود یا کارکنان از آن‌ها حساب نخواهند برد.
اگر افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز و … این‌طور فکر می‌کردند هنوز یک شرکت بسیار کوچک داشتند و احتمالا خودشان در حال برنامه‌نویسی بودند! چون فکر می‌کردند هیچ‌کس مثل خودشان نمی‌تواند برنامه‌نویسی کند. برای ساختن یک کسب‌و‌کار موفق هیچ راهی ندارید جز واگذاری کارها به دیگران. البته شاید این واگذاری تا مدت‌ها با آموزش و نظارت همراه باشد تا به نتیجه مطلوب برسید.
۲. ترس از فناوری
اگر می‌خواهید به سیستم سازی بپردازید باید از فناوری استفاده کنید. مثلا اپلیکیشن‌هایی وجود دارد که توسط آن‌ها می‌توانید کارها را فهرست کنید. سپس هر کار را به یک کارمند واگذار کنید. پیام خودکاری به کارمند ارسال خواهد شد و یادآوری خواهد کرد که کار باید انجام شود. همچنین کارمند می‌تواند روند پیشرفت کار را اعلام کند و شما در اپلیکیشن وضعیت کارها را بررسی کنید. این موارد نیاز به استفاده از نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مختلف دارد. شاید برخی از مدیران از این موارد ترس دارند، ولی برای پیشرفت، باید بر این ترس غلبه کنید!
البته یک راهکار دیگر هم وجود دارد! تمام کارهای مربوط به فناوری را به یکی از اعضای تیم واگذار کنید و به او اعتماد کنید. شما فقط بگویید دقیقا دنبال چه نتیجه‌ای هستید و آن فرد تحقیق کند و سخت‌افزار و نرم‌افزار مناسب را تهیه کند تا به سیستم کسب‌و‌کارتان اضافه شود.
۳. پرمشغله بودن
بسیاری از کارآفرینان بیش از حد پرمشغله هستند. البته این موضوع خودش نشانه بدی است و نشان می‌دهد مشکلی وجود دارد. یک مدیر موفق نباید خیلی پرمشغله باشد. اگر خیلی پرمشغله هستید دلیلش آن است که اغلب کارهایی که در روز انجام می‌دهید اصلا کار شما نیست! کار کارمندانتان است! شما همیشه باید وقت کافی برای فکر کردن، برنامه‌ریزی، طراحی استراتژی و … داشته باشید.
یک دانش‌آموز دوچرخه‌ای را در دستش گرفته بود و با سرعت به سمت مدرسه می‌دوید. دوستانش می‌گویند چرا سوار دوچرخه نمی‌شوی؟ او می‌گوید: «آن‌قدر دیر شده است که فرصت ندارم دوچرخه را پایین بگذارم و سوارش شوم!» کار بسیاری از کارآفرینان این‌طور است!
4. ایده‌آل گرایی
برخی از مدیران بسیار ایده‌آل‌گرا هستند. همین موضوع باعث می‌شود بیشتر وقت خودشان را با برنامه‌ریزی و بررسی مواردی بگذرانند که هیچگاه اجرایی نمی‌شود. ایده‌آل‌گرایی باعث می‌شود تا تمام جوانب کار با دقت بررسی نشده، هیچ اقدامی صورت نپذیرد. همین موضوع باعث به تعویق افتادن کارها می‌شود. مدیران ایده‌آل‌گرا کمتر به سیستم سازی می‌پردازند چون نیاز به ایجاد تغییرات زیادی در کسب‌و‌کار است.
آیا شغل دارید یا کسب‌و‌کار!؟
آقای مایکل گربر نویسنده چند کتاب پرفروش در زمینه کارآفرینی درباره این موضوع صحبت می‌کند که بسیاری از مدیران کسب‌و‌کار ندارند و فقط یک شغل دارند!
اگر به محل کار مراجعه نکنید و همه کارها بهخوبی پیش برود، شما یک کسب‌و‌کار دارید. درواقع سیستمی دارید که خودش سود ایجاد می‌کند. ولی اگر حضور نداشتن شما باعث مشکلات می‌شود، شما یک شغل خوب دارید با رئیسی که خودتان هستید و حقوقی که متغیر است.
تنها راه داشتن کسب‌و‌کار آن است که کارهای تخصصی مانند برنامه‌نویسی، طراحی، گرافیک، حسابداری و … را به دیگران واگذار کنید و خودتان به یک سیستم‌ساز قدرتمند تبدیل شوید.
آقای «هارو اکر» در کتاب معروفش «ثروت سریع» توضیح می‌دهد که بسیاری از مدیران خودشان مهم‌ترین و کلیدی‌ترین چرخ‌دنده سیستم‌شان هستند. پس بزرگترین مانع رشد کسب‌و‌کارشان هم خودشان هستند. چون اگر از صبح تا شب تلاش نکنند کسب‌و‌کار پیش نمی‌رود.
سیستم سازی برای مدیران در ۳ گام
1. بهینه‌سازی افراد
یک قدم بسیار مهم و کلیدی در بهینه‌سازی افراد، استخدام افراد مناسب است. استخدام یک کار بسیار ارزشمند و وقت‌گیر است. اغلب مدیران به استخدام به دید یک بحران نگاه می‌کنند که باید در کمترین زمان حل شود. یک سیستم‌ساز می‌داند باید وقت و انرژی کافی برای استخدام افراد مناسب بگذارد.
قدم مهم دیگر واگذاری کارها است. تا جایی که امکان دارد کارها را به کارمندان واگذار کنید.
هر وقت با کار جدیدی مواجه می‌شوید که باید انجام شود، ابتدا از خود بپرسید: چه کسی می‌تواند این کار را بهخوبی انجام بدهد؟ اگر شخص مناسبی وجود ندارد از خود بپرسید: چه کسی با کمی آموزش و کمک می‌تواند این کار را انجام دهد؟
توانمندی کارکنان را دسته کم نگیرید. احتمالا کارمندانی دارید که با کمی راهنمایی و تشویق می‌توانند کارهایتان را بهتر از خودتان انجام بدهند!
به‌جای کنترل لحظه به لحظه کارکنان، آن‌ها را به حال خودشان رها کنید. ولی هر هفته جلسات منظمی داشته باشید و روند پیشرفت کارها و همچنین مشکلات احتمالی را بررسی کنید.
شاید لازم باشد جایگاه برخی از کارکنان را تغییر بدهید. به عده‌ای از آن‌ها مسئولیت‌های کلیدی‌تری بدهید. حتی شاید مجبور شوید برخی از کارکنان را اخراج کنید.
هرم مازلو در مدیریت کارکنان
اگر می‌خواهید کارکنان بدون حضور شما همیشه بهخوبی کار کنند باید سعی کنید طبق نمودار زیر، انگیزه کارکنان را از موارد ابتدایی پایین هرم به موارد بالاتر ارتقا دهید. اگر تنها انگیزه کارمند موارد مالی باشد، خیلی راحت ممکن است وقتی که نیستید خوب کار نکند و حتی در اولین فرصت شما را ترک کند. اگر بتوانید افراد را به بالاترین سطح برسانید، آن‌ها احساس کنترل کامل بر کارشان دارند و احساس می‌کنند در محل کار شما، خودشان یک کسب‌و‌کار کوچک دارند و اختیارات کافی دارند. اگر کارکنان به چنین جایگاهی برسند، بدون حضور مدیر هم بهخوبی کار می‌کنند چون احساس می‌کنند کار را برای خودشان انجام می‌دهند و نه برای شما.
2. بهینه‌سازی ابزار (تجهیزات)
برای سیستم سازی شاید لازم باشد تجهیزات جدیدی تهیه کنید یا از تجهیزات موجود بهتر استفاده کنید. مثلا با نصب و راه‌اندازی یک سیستم تلفنی VOIP می‌توانید از راه دور، پیام‌های تلفنی را گوش کنید. همچنین می‌توانید از تماس‌های تلفنی گزارش بگیرید، میانگین زمان مکالمات را ببینید و همچنین مکالمات خیلی طولانی را بررسی کنید تا ببیند مشکل چه بوده است.
استفاده از سامانه پیامکی هوشمند، سیستم پاسخگویی خودکار ایمیل، فکس آنلاین و … کمک می‌کند تا بسیاری از کارها راحت‌تر و سریع‌تر انجام شوند. همچنین نصب نرم‌افزارهایی برای چت داخلی می‌تواند فرایندهای کاری را آسان‌تر کند.
تجهیزات زیادی به صورت سخت‌افزار یا نرم‌افزار وجود دارد و بسیاری از کارهای تکراری و خسته‌کننده را خودکارسازی می‌کند. برای شروع سیستم سازی باید ببینید در کدام قسمت‌های کسب‌و‌کار نبودن تجهیزات مناسب کار را سخت‌تر و طولانی‌تر می‌کند. اهمیت ابزار خوب و حرفه‌ای را دست‌کم نگیرید.
3. بهینه‌سازی اسناد (دستورالعمل‌ها)
شاید بزرگترین ضعف اغلب کسب‌و‌کار در این مورد باشد. هر فعالیتی که در کسب‌و‌کار انجام می‌شود باید دستورالعمل مشخصی داشته باشد. در بسیاری از شرکت‌ها دستورالعمل مشخصی وجود ندارد. مثلا شما باید یک دستورالعمل صحبت با مشتری داشته باشید. اگر مشتری بگوید چرا قیمت شما این‌قدر زیاد است، همیشه باید یک پاسخ یکسان بشنود و آن پاسخی است که شما در دستورالعمل پاسخگویی به مشتری نوشته‌اید. اگر کسی تخفیف می‌خواهد واکنش شما و هرکدام از فروشندگان باید دقیقا یکسان باشد. پس تمام حالت‌های ممکن را پیش‌بینی کنید و سپس دستورالعمل تهیه کنید.
حتی برای کارهایی که فقط خودتان انجام می‌دهید دستورالعمل درست کنید، چون اگر کاری را مدتی انجام ندهید، شاید جزئیات آن به فراموشی سپرده شود. مثلا برای استخدام، اخراج، پاسخگویی اعتراضات مشتریان و … دستورالعمل‌های دقیقی تهیه کنید. هر وقت دیدید دستورالعمل تهیه‌شده عالی نیست آن را بهبود بدهید.
در بسیاری از شرکت‌ها این دستورالعمل‌ها فقط در ذهن کارکنان وجود دارد و جایی ثبت نشده است. به همین دلیل اگر یکی از کارمندان یا خود مدیر چند روز غایب باشد همه‌چیز به هم می‌ریزد.
مزیت داشتن دستورالعمل آن است که می‌توان آن را مدام بهبود بخشید. پس از مدتی شما راهنمای مکتوب ارزشمندی دارید که باعث می‌شود تمام قسمت‌های کسب‌و‌کارتان بهخوبی کار کند.
حل سیستمی مشکلات کسب‌و‌کار
اگر سیستم کسب‌و‌کار بیش از حد به دقت و کارایی کارکنان تکیه کند رشد چندانی نخواهد داشت. در سیستم سازی دنبال راهکارهایی هستیم که مشکلات کسب‌و‌کارمان را به‌صورت سیستمی حل کنیم.
فرض کنید یکی از کارمندان، مسئول بسته‌بندی و ارسال سفارشات است. کسب‌و‌کار شما دو مدل تلفن می‌فروشد که ظاهر و جعبه آن‌ها بسیار شبیه به هم است. کارمندی که مسئول ارسال سفارشات است هر بار باید با دقت مدل تلفن را از روی جعبه بخواند، با فاکتور مطابقت دهد و بسته‌بندی و ارسال کند.
پس از مدتی مشاهده می‌کنیم کارمند ما وقتی خسته است گاهی مدل‌های اشتباه را برای خریداران ارسال می‌کند و نارضایتی مشتریان بیشتر شده است.
یک راهکار اشتباه و غیرسیستمی آن است که به آن کارمند تذکر بدهیم و حتی تهدید کنیم در صورت تکرار اشتباهات جریمه یا اخراج خواهد شد. این روش هیچ کمکی به حل مشکل نخواهد کرد، چون همیشه خطای انسانی بخشی جدانشدنی از کار است.
راهکار سیستمی آن است که جعبه این دو تلفن را از نظر ظاهر و به‌خصوص رنگ آن‌قدر متفاوت طراحی کنیم که امکان اشتباه حذف شود. کارمند در اوج خستگی هم هیچگاه رنگ زرد را با رنگ آبی اشتباه نخواهد گرفت! پس برای بسیاری از مشکلات کسب‌و‌کار راهکارهایی سیستمی وجود دارد که بسیار اثرگذار هستند.
مشکل بسیاری از کارآفرینان و مدیران هم دقیقا همین است. آن‌ها کسب‌و‌کار خود را طوری طراحی نمی‌کنند که به‌راحتی قابل‌رشد باشد. بخش مهمی از وقت یک مدیر باید به سیستم سازی اختصاص داده شود و نه انجام خدمات و کارهای موردی و کم‌ارزش. البته شاید فکر کنیم ساخت جزوه استخدام، تلف کردن وقت است. ما فقط می‌خواهیم یک‌نفر را استخدام کنیم و اگر تمامی کارها به‌طور شفاهی انجام شود وقت بسیار کمتری تلف خواهد شد. با اینکار پی‌ریزی ضعیفی انجام می‌دهیم که بعدها اضافه کردن طبقات را سخت‌تر خواهد کرد.
8 پیشنهاد ساده برای آغاز سیستم سازی!
- وقتی با کاری مواجه می‌شوید که باید انجام شود، آیا سعی می‌کنید خودتان انجام دهید یا تا حد ممکن کارها را واگذار می‌کنید؟ اغلب مدیران درگیر کارهای کم‌ارزش می‌شوند و همین باعث می‌شود به کارهای مهم‌تر نرسند.
- فهرستی از تمام کارهایی که در محل کار انجام می‌دهید تهیه کنید و آن‌ها را به سه گروه تقسیم کنید. کارهای قابل واگذاری، کارهای قابل حذف و کارهایی که فقط از عهده خودتان ساخته است.
- آیا در تصمیمات محل کار از اصل ۲۰/۸۰ استفاده می‌کنید؟ تنها ۲۰ درصد تصمیمات کاری مهم و حیاتی هستند. بقیه تصمیم‌گیری‌ها را به کارمندان واگذار کنید. تصمیمگیریهای کوچک، یکی از تلف‌کننده‌های زمان هستند.
- آیا کارهایی وجود دارد که انجام آن‌ها نیازی به کارمند حضوری ندارد؟ این‌گونه کارها را برون‌سپاری کنید تا توسط دیگران و مجموعه‌های متخصص در خارج از شرکت انجام شود.
- آیا مراحل انجام تمام کارهای مهم شرکت را به دستورالعمل تبدیل کرده‌اید؟ اگر هنوز این کار را انجام نداده‌اید از کارمندان خود کمک بگیرید و از آن‌ها بخواهید تمام کارهایی که انجام می‌دهند را به یک فایل دستورالعمل تبدیل کنند تا دیگران هم بتوانند به کمک آن دستورالعمل همان کار را انجام دهند.
- آیا از کارمندان خود می‌خواهید هر روز گزارش کار برایتان بفرستند؟ بهتر است یک آدرس ایمیل جدید تعریف کنید و از کارمندان بخواهید در پایان هر روز گزارش کار خود را به آن آدرس بفرستند تا شما در جریان تمام کارها قرار بگیرید.
- انباری درست کنید و از تمام موارد مصرفی و تجهیزات ضروری یک نسخه اضافه داشته باشید تا در صورت برخورد با مشکل از آن استفاده کنید. مثلا بسیاری از شرکت‌ها کامپیوترهایی دارند که کارهای حساسی انجام می‌دهند و همیشه باید روشن باشد. داشتن یک منبع تغذیه اضافه باعث می‌شود در صورت سوختن منبع تغذیه کامپیوتر، بلافاصله جایگزین شود.
- آیا سیستمی درست کرده‌اید که کارمندان به راحتی به فایل‌های لازم دسترسی داشته باشند؟ مثلا می‌توانید شبکه درست کنید و در یک فولدر مشترک تمام فایل‌های لازم را قرار دهید تا هر کارمند بتواند به آن دسترسی داشته باشد.
طراحی مهر راهکار همگام با شما
مشاوره و راهنمایی
گروه نرم افزاری پرواز نرم افزار سهند با مشاوره رایگان و راهنمایی های لازم در راستای طراحی وب سایت مورد نیاز مشاغل آماده همکاری با تمامی انواع مشاغل و کسب و کارها.
پشتیبانی دائمی
شرکت نرم افزار سهند پشتیبانی دائم وب سایت طراحی شده را بر عهده گرفته و هر گونه ایرادات و خطاهای بوجود آمده در سایت طراحی شده را در کوتاهترین مدت رفع می نماید.
ارتقاء سئو سایت
گروه مهندسی طراحی آماده ارتقاء سطح سئوی سایت‌های طراحی شده می باشد تا یافته شدن سایت شما توسط موتورهای جستجو و گوگل در سطوح بالاتر قرار بگیرد.
فروشگاه آنلاین
طراحی وب سایت های فروشگاهی در جهت افزایش فروش محصولات مخصوصا در روزهای تعطیل و افزایش مشتری و شناخته شدن کسب و کار شما به صورت محلی ، شهری ، و برون مرزی.
طراحی سایت وردپرسی و سفارشی
طراحی انواع سایت و وبلاگ به صورت وردپرسی و قالب آماده و انواع سایت سفارشی به صورت برنامه نویسی و HTML برای تمامی مشاغل و کسب و کارها، با ارتقاء سطح سئو و کاربری آسان و امنیت بالا .